Le rgpd dans le secteur social et médico-social : une conformité incontournable

Le rgpd a renforcé les obligations en matière de protection des données à caractère personnel. Il incombe désormais aux responsables de traitement de démontrer leur conformité en mettant en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées. Cette responsabilité accrue s'applique à l'ensemble du cycle de vie des données, de leur collecte à leur suppression en passant par leur traitement et leur conservation.

Pour les acteurs du secteur social et médico-social, se conformer au rgpd représente un défi de taille. Il leur faut revoir en profondeur leurs pratiques et procédures afin de garantir les droits des personnes concernées, tels que le droit d'accès, de rectification ou d'effacement. En outre, ils doivent veiller à la sécurité et à la confidentialité des traitements, en mettant en place des mesures de protection adaptées aux risques identifiés.

La première étape cruciale consiste à dresser l'inventaire exhaustif des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre au sein de la structure. Cette cartographie doit recenser les finalités poursuivies, les catégories de données traitées, les personnes concernées, les durées de conservation prévues et les mesures de sécurité appliquées.

Ce travail de recensement permettra d'identifier les traitements prioritaires, nécessitant une mise en conformité urgente. Il facilitera également la tenue du registre des activités de traitement, une obligation découlant du rgpd.

Pour chaque traitement, le responsable doit définir la base légale sur laquelle il se fonde. Dans le secteur social et médico-social, le consentement des personnes concernées n'est généralement pas requis. Les traitements reposent le plus souvent sur d'autres bases légales telles que :

• L'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique
• Le respect d'une obligation légale à laquelle le responsable de traitement est soumis
• Les intérêts vitaux de la personne concernée ou d'une autre personne physique
• L'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie

Le choix de la base légale adéquate conditionne les obligations du responsable de traitement, notamment en termes d'information des personnes et de respect de leurs droits.

Une fois les bases légales identifiées, les personnes dont les données sont traitées doivent être informées de manière loyale et transparente. Cette information doit porter sur l'identité du responsable de traitement, les finalités poursuivies, les destinataires des données, les durées de conservation prévues ainsi que sur les droits dont elles disposent.

Dans le secteur social et médico-social, cette obligation d'information revêt une importance particulière. En effet, les personnes accompagnées sont souvent vulnérables et les informations les concernant peuvent être particulièrement sensibles. Il convient donc de veiller à ce que les mentions d'information soient accessibles et compréhensibles par tous.

Au nombre des exigences phares du rgpd figure le renforcement des droits octroyés aux personnes concernées par les traitements de données. Parmi ces droits figurent notamment :

• Le droit d'accès
• Le droit de rectification
• Le droit à l'effacement ("droit à l'oubli")
• Le droit d'opposition
• Le droit à la limitation du traitement
• Le droit à la portabilité des données

Les responsables de traitement doivent se doter de procédures leur permettant de donner suite aux demandes d'exercice de ces droits dans les délais impartis par le rgpd. La désignation d'un point de contact facilement joignable est recommandée.

La sécurité des données fait partie intégrante des obligations découlant du rgpd. Les responsables de traitement sont tenus de mettre en œuvre "des mesures techniques et organisationnelles appropriées" afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques.

Ces mesures peuvent prendre diverses formes, comme le chiffrement des données, des contrôles d'accès physiques et logiques, la journalisation des accès ou encore la réalisation de sauvegardes régulières. Elles doivent être déterminées au cas par cas, en fonction de la nature des données traitées et des menaces pesant sur leur confidentialité, leur intégrité et leur disponibilité.

Conformément au principe de minimisation des données, celles-ci ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire au regard des finalités poursuivies. Il appartient donc aux responsables de traitement de fixer des durées de conservation proportionnées et de prévoir des opérations de suppression ou d'anonymisation à l'issue de ces délais.

Dans le secteur social et médico-social, la durée de conservation varie en fonction de la nature des données et de leur finalité. Si certains textes réglementaires imposent des durées précises, dans de nombreux cas, les organismes doivent procéder à une analyse au cas par cas pour déterminer la durée adéquate.

Malgré les mesures de sécurité mises en place, des incidents peuvent survenir et entraîner une violation de données à caractère personnel. Face à de tels événements, qui peuvent avoir de lourdes conséquences pour les personnes concernées, le rgpd prévoit une obligation de notification.

En cas de violation, le responsable de traitement dispose d'un délai de 72 heures pour notifier l'incident à l'autorité de contrôle compétente, sauf si la violation ne présente pas de risque pour les droits et libertés des personnes. Une notification aux personnes concernées peut également s'avérer nécessaire si le risque est élevé.

La désignation d'un délégué à la protection des données (dpo) est obligatoire pour les autorités publiques et les organismes dont l'activité principale implique une surveillance régulière et systématique des personnes à grande échelle. C'est souvent le cas des structures du secteur social et médico-social.

Le dpo a pour missions principales d'informer et de conseiller le responsable de traitement, de contrôler le respect du rgpd et du droit national en matière de protection des données. Il fait également office d'interlocuteur privilégié auprès de l'autorité de contrôle et des personnes concernées.

Pour les traitements susceptibles d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes, le rgpd impose la réalisation d'une analyse d'impact relative à la protection des données (aipd). Cette démarche vise à identifier et à atténuer les risques dès la conception du traitement.

Dans le secteur social et médico-social, les aipd sont indispensables compte tenu de la nature sensible des données traitées et de la vulnérabilité des publics concernés. Elles permettent de garantir une prise en compte optimale de la protection des données dès la phase de réflexion sur un nouveau projet.

De nombreux organismes font appel à des prestataires externes, comme des hébergeurs de données ou des éditeurs de logiciels, pour la mise en œuvre de certains traitements. Dans ce cas, un contrat encadrant les obligations respectives des parties en matière de protection des données doit être conclu.

Le sous-traitant s'engage notamment à n'agir que sur instruction du responsable de traitement et à garantir la mise en œuvre de mesures de sécurité adéquates. Le contrat doit également prévoir les conditions d'information du responsable en cas d'incident de sécurité.

Pour faciliter la mise en conformité au rgpd, de nombreuses structures du secteur social et médico-social optent pour la désignation d'un délégué à la protection des données (dpo) externe. Ce choix présente plusieurs avantages :

• Expertise pointue en protection des données
• Vision globale et approche pluridisciplinaire
• Indépendance et objectivité renforcées
• Disponibilité et réactivité accrues
• Maîtrise des coûts par rapport à un dpo en interne

Le dpo externe, comme CODPO accompagne l'organisme dans l'ensemble des étapes de mise en conformité, du recensement des traitements à la réalisation d'analyses d'impact, en passant par la rédaction des procédures et l'animation de sessions de sensibilisation.

Le rgpd dans le secteur social et médico-social implique de profonds changements dans la gestion des données personnelles. Au-delà du respect d'obligations réglementaires, cette démarche de mise en conformité représente une opportunité de renforcer la confiance des usagers et d'améliorer la qualité des services rendus. Une approche par étapes, structurée et pilotée par des experts, permettra d'atteindre cet objectif dans les meilleures conditions.