AIPD : suivez le guide pour être en conformité

Selon le RGPD, un « risque élevé sur la vie privée » désigne un événement redouté qui pourrait avoir un impact potentiel sur les données personnelles collectées et sur la vie privée des personnes concernées. Parmi ces risques figurent notamment :

• L'atteinte à la confidentialité des données ;
• La disponibilité ou l'intégrité des données ;
• Toutes les menaces susceptibles de compromettre la vie privée des individus.

La gravité de ces risques est évaluée en fonction de leur impact sur les personnes concernées ainsi que des conséquences qu'ils pourraient avoir pour l'entreprise. Dans le cadre de l'AIPD, il est important de prendre en compte plusieurs facteurs, tels que :

• La sensibilité des données personnelles traitées ;
• Le contexte dans lequel les données personnelles sont collectées ;
• La ou les finalités poursuivies par le traitement des données ;
• L'importance des sources de risques ;
• La vulnérabilité des supports utilisés pour la collecte des données personnelles.

En analysant ces éléments, l'entreprise sera en mesure d'identifier les risques élevés sur la vie privée et de mettre en place les mesures appropriées pour les atténuer.

La réalisation d'une AIPD est obligatoire dans certaines situations, notamment :

• Lorsque le traitement des données présente un risque élevé pour la vie privée des individus ;
• Lorsque le traitement est reconnu comme étant à risque, c'est-à-dire dans les cas suivants :
• Un traitement qui évalue de manière systématique et approfondie des aspects personnels concernant des personnes physiques et qui les affecte de manière significative ;
• Un traitement à grande échelle de catégories particulières de données sensibles ou de données personnelles relatives à des condamnations pénales et à des infractions ;
• La surveillance systématique à grande échelle d'une zone accessible au public.

Plus précisément, si le traitement des données répond à au moins deux des critères suivants, une AIPD doit être conduite :

• Le traitement fait appel à l'évaluation ou à la notation d'aspects personnels de la personne concernée, tels que son rendement au travail, sa santé, ses préférences ou centres d'intérêts, sa fiabilité ou son comportement, sa localisation et ses déplacements ;
• Le traitement implique une prise de décision automatisée ayant des effets significatifs sur la personne concernée, tels que le refus d'un crédit, d'une augmentation salariale ou d'un poste ;
• Le traitement implique une surveillance systématique de personnes, par exemple, la télésurveillance ;
• Le traitement implique la collecte de données sensibles ;
• Le traitement de données concerne des personnes vulnérables, comme les mineurs ;
• Le traitement implique le traitement à grande échelle de données personnelles ;
• Le traitement implique le croisement d'ensembles de données ;
• Le traitement implique l'utilisation d'une technologie innovante ou l'application de nouvelles solutions technologiques, telles que l'utilisation d'objets connectés, de systèmes de reconnaissance des empreintes digitales ou de reconnaissance faciale ;
• Le traitement empêche la personne concernée d'exercer un droit ou de bénéficier d'un service ou d'un contrat.

En revanche, une AIPD n'est pas nécessaire lorsque :

• Le traitement correspond à l'une des exceptions listées par la CNIL ;
• Le traitement ne présente pas de risque élevé pour les droits et les libertés des personnes concernées ;
• Le traitement répond à une obligation légale ou est nécessaire à l'exercice d'une mission de service public, sous réserve que :
• Le traitement ait une base légale dans le droit de l'UE ou le droit de l'État membre ;
• Que ce droit réglemente cette opération de traitement ;
• Et qu'une AIPD ait déjà été menée lors de l'adoption de cette base légale.

Il est important de souligner que mener une AIPD, même si elle n'est pas obligatoire, est une bonne pratique qui permet à l'entreprise de s'assurer de la conformité de ses traitements de données personnelles et de prévenir les risques éventuels sur la vie privée.

En cas de doute sur l'opportunité de mener une AIPD, il est recommandé de la réaliser afin de se prémunir contre tout risque potentiel.

La réalisation de l'AIPD est de la responsabilité du responsable du traitement (RT). Si le RT a désigné un délégué à la protection des données (DPO), celui-ci peut apporter son expertise et vérifier l'exécution de l'AIPD.

Il est essentiel de formaliser les rôles et responsabilités de chaque intervenant dans l'AIPD au travers d'un document dédié.

Si le RT fait appel à un sous-traitant (ST) dans le cadre du traitement, ce dernier doit apporter son aide dans la réalisation de l'AIPD en fournissant toutes les informations nécessaires. Cette obligation doit être mentionnée dans le contrat de sous-traitance établi entre le RT et le ST.

Le RT doit également solliciter l'avis des personnes concernées. Cela peut se faire par le biais d'une enquête, d'un sondage ou d'une consultation formelle des représentants du personnel. Il est important de pouvoir prouver que les avis des personnes concernées ont effectivement été sollicités.

En interne, le RT peut également convoquer les équipes en charge de la mise en œuvre du traitement ainsi que la personne responsable de la sécurité des systèmes d'information afin de participer à la réalisation et à la validation de l'AIPD.

L'AIPD doit être réalisée avant la collecte des données, c'est-à-dire avant la mise en œuvre du traitement. Il est essentiel d'évaluer régulièrement les activités de traitement afin de détecter tout risque potentiel pour les droits et les libertés des personnes concernées tout au long du cycle de vie du traitement.

Pourquoi réaliser une AIPD ?

La réalisation d'une AIPD présente plusieurs avantages :

• Elle permet de mettre en place un traitement de données personnelles respectueux de la vie privée ;
• Elle permet d'évaluer les impacts sur la vie privée des personnes concernées et de gérer les risques qui y sont associés ;
• Elle permet de démontrer que les principes fondamentaux du règlement sont respectés ;
• Elle permet de choisir les modalités de traitement les plus adaptées ;
• Elle permet de mettre en place des mesures organisationnelles et techniques appropriées pour protéger les données personnelles et les faire évoluer, si nécessaire, pour répondre aux exigences du RGPD.

Il est essentiel d'adapter les mesures de protection des données personnelles en fonction du risque et du contexte spécifique du traitement considéré.

Suivez ces 10 étapes pour vous assurer d'être en conformité AIPD :

• Comprendre les principes clés du RGPD : Familiarisez-vous avec les principes de base du RGPD, tels que le consentement, la minimisation des données, la limitation du stockage, l'intégrité des données et la responsabilité.
• Identifier vos données personnelles : Effectuez un inventaire détaillé de toutes les données personnelles que vous collectez, traitez et stockez. Cela inclut les données des clients, des employés et de toute autre partie prenante.
• Évaluer les risques et l'impact : Identifiez les risques potentiels pour la vie privée et évaluez l'impact que votre traitement de données peut avoir sur les droits et libertés des individus concernés. Réalisez une AIPD si nécessaire.
• Mettre en place des mesures de protection : Développez des politiques et des procédures pour protéger les données personnelles contre les accès non autorisés, les pertes ou les fuites. Cela peut inclure la mise en place de contrôles d'accès, le chiffrement des données sensibles et la formation du personnel.
• Assurer la transparence et le consentement : Informez clairement les individus sur la manière dont leurs données sont collectées, utilisées et stockées. Obtenez leur consentement explicite lorsque cela est nécessaire, et facilitez-leur la révocation de leur consentement à tout moment.
• Respecter les droits des individus : Assurez-vous de pouvoir répondre aux demandes des individus concernant leurs droits, tels que le droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement et de portabilité des données.
• Nommer un délégué à la protection des données (DPD) : Si vous traitez régulièrement des données sensibles ou à grande échelle, nommez un DPD chargé de superviser la conformité au RGPD au sein de votre organisation.
• Réaliser des évaluations régulières : Effectuez régulièrement des audits internes pour vous assurer que vos pratiques de protection des données sont toujours conformes aux exigences du RGPD. Apportez les ajustements nécessaires en cas de besoin.
• Préparer une notification en cas de violation de données : Élaborez un plan d'action en cas de violation de données, y compris les étapes à suivre pour notifier les autorités compétentes et les individus concernés, conformément aux délais prévus par le RGPD.
• Rester informé des évolutions législatives : Tenez-vous au courant des nouvelles réglementations et des meilleures pratiques en matière de protection des données. Adaptez vos politiques et procédures en conséquence.

L'AIPD peut être formalisée dans un rapport ou sous forme de résumé pouvant être partagé, publié ou communiqué. La publication de l'AIPD renforce l'image de sérieux de l'entreprise et témoigne de sa volonté de transparence en matière de protection des données personnelles.

Dans la plupart des cas, l'AIPD n'a pas besoin d'être transmise à la CNIL. Cependant, il est nécessaire de le faire dans les situations suivantes :

• Lorsque le niveau de risque est élevé ;
• Lorsque la législation nationale d'un État membre l'exige ;
• Lorsque la CNIL en fait la demande.

Il est important de se référer aux réglementations spécifiques de chaque pays et de se conformer aux exigences légales en matière de transmission de l'AIPD.

Afin de minimiser les risques pour les données personnelles traitées, il est essentiel de prendre les mesures appropriées pour les protéger. Voici quelques mesures à envisager :

• Mettre en place une gestion rigoureuse des données traitées : cela inclut la minimisation des données collectées, le chiffrement des données, l'anonymisation des données, la garantie de l'exercice des droits des personnes concernées, etc.
• Envisager toutes les mesures de sécurité possibles : cela comprend la sauvegarde régulière des données, la traçabilité des activités, la gestion des violations de données, le contrôle des accès, la gestion des tiers, la lutte contre les codes malveillants, etc.
• Gérer de manière sécurisée les supports de collecte des données personnelles : il est essentiel de réduire les vulnérabilités des matériels, des logiciels, des réseaux et des documents papier utilisés pour la collecte et le traitement des données personnelles.

En adoptant ces mesures, les entreprises pourront minimiser les risques pour les données personnelles traitées et renforcer la confiance des individus dans la protection de leur vie privée.

En cas de non-respect des obligations liées à l'AIPD, les entreprises peuvent être passibles de sanctions financières pouvant atteindre jusqu'à 4 % de leur chiffre d'affaires annuel mondial. Ces sanctions sont prévues par le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et visent à encourager les entreprises à se conformer aux dispositions relatives à la protection des données personnelles. Il est donc essentiel de prendre toutes les mesures nécessaires pour respecter ces obligations et éviter d'éventuelles sanctions.