Les 5 conseils RGPD pour être en conformité
Conseil n°1 : la conservation des données dans un registre
Un des premiers conseil RGPD qu’il faut connaître pour être conforme à ce règlement est bien entendu la conservation des données durant la période impartie. Cela se fait par le biais de la tenue d’un registre notamment. Ce recensement est régi par l’article 30 du RGPD. Ce registre doit s’organiser autour des diverses activités de l’entreprise. Pour chacune d’entre elles, une fiche sera alors créée. Cela permet ainsi d’avoir une vision d’ensemble des données. C’est en réalité une cartographie.
Pour ce qui est de la durée de conservation des données, elle est fonction de la finalité du traitement, mais il faut également respecter un certain temps d’archivage.
Conseil n°2 : informer les clients
Parmi les conseils RGPD avisés qu’il est également possible de fournir pour être conforme au RGPD, il est indispensable d’informer les clients et collaborateurs sur le fait de savoir sur qui la collecte de données personnelles est réalisée. Il est vrai que les personnes concernées par le traitement de données personnelles doivent impérativement connaître leurs droits sur leurs données (accès, opposition, rectification, effacement, portabilité), mais il est aussi question de les informer sur la politique de confidentialité appliquée.
Conseil n°3 : la sécurisation des données
Dans les conseils RGPD qu’il est de votre devoir de respecter, il est également question de la sécurisation des données récoltées. En effet, des mesures adéquates doivent être prises pour ce faire, notamment face au risque de piratage, mais également pour éviter toute perte de données. C’est pourquoi, quelques mesures simples et efficaces peuvent être prises comme :
- des mots de passe choisis minutieusement
- une sécurisation des locaux
- des mises à jour régulières des antivirus ainsi que des logiciels
- sauvegarder et chiffrer les données recueillies
Pour plus d’informations, il est possible de se référer à l’article 32 du RGPD.
Conseil n°4 : obtenir le consentement
L’obtention du consentement des utilisateurs est également de mise pour être conforme aux règles en vigueur. Il fait partie des conseils RGPD qu’il faut suivre de manière scrupuleuse. Pour qu’il y ait consentement, il est indispensable que cela soit fait de manière libre, éclairée, univoque et spécifique. Il s’agit d’une mesure indiquée dans l’article 7 du RGPD.
Conseil n°5 : trier les données
Enfin, pour que la conformité soit maximale, le dernier conseil RGPD qu’il est possible de donner consiste à effectuer un tri des données collectées. Grâce à la tenue du registre, il est possible de voir les informations qui ne sont plus nécessaires. Il est ainsi préconisé de minimiser les données afin de ne conserver seulement que les renseignements vraiment utiles et éliminer les autres.
Afin d'éviter tout risque pour votre société concernant un manquement à la RGPD, CODPO est présent pour réaliser un audit RGPD au sein de votre entreprise ou pour répondre à vos questions.
